5 tipp és trükk az eseménymarketinghez

Nem utolsósorban a pandémiával összefüggő „társadalmi távolságtartás” miatt, amely megnehezítette a rendezvények lebonyolítását, a rendezvény-szezon teljes lendülettel tér vissza. Alig várjuk, hogy újra találkozhassunk az iparágban dolgozó kollégákkal, új embereket ismerhessünk meg, szakmai témákról beszélgessünk, vagy egyszerűen csak csevegjünk. Ez jó dolog, de egyúttal kissé túlzottá teszi a rendezvények szervezését, így elég sok ilyen esemény van. Hogyan lehet tehát a lehető legtöbb vendéget mozgósítani? Öt tippet adunk neked a sikeres rendezvénymarketinghez.

1 | Az alap: weboldal

Ha valahol az erdőben kidőlt egy fa, és senki sem számol be róla, akkor valóban kidőlt-e? Ez a kommunikációtudományi kérdés könnyen alkalmazható a rendezvényedre is. Ha valahol megrendezésre kerül a rendezvényed, és senki sem hallott róla, akkor valóban megrendezésre került-e? Vagy másképp fogalmazva: mennyire szomorúak a szervezők, ha egyedül kell kiüríteniük a büfét?

Az első lépés egy jól látogatott rendezvény felé tehát a weboldal! Saját tapasztalatból is tudjuk: ha hallunk egy rendezvényről, de nem találunk hozzá weboldalt, azt mélyen rejtélyesnek találjuk. Talán rosszul hallottam, vagy rosszul emlékszem?

Ne aggódjon, nem kell feltétlenül költséges weboldalról lennie szó, csupán egy olyan oldalról, amelyen minden fontos információ és az esetleges újdonságok gyorsan és egyszerűen áttekinthetők. Ezek közé tartoznak:

• Hol és mikor kerül megrendezésre az esemény.
• Pontosan mikor kezdődik (belépés, kerekasztal-beszélgetések, különleges műsorszámok) – éppen ezeket az információkat keresik a látogatók leggyakrabban az esemény kezdete előtt.
• Hogyan történik a regisztráció (talán van akár egy saját, letölthető alkalmazás is, de legalábbis egy link a személyes regisztrációhoz, vagy hivatkozás egy Facebook-eseményoldalra).

Az ilyen weboldalakat általában „házon belül” is elkészítheted, vagy egy ügynökség segítségével valósíthatod meg. A legjobb, ha az eseményeddel kapcsolatos teendőlistád elejére teszed az elkészítését, mivel a címet már az összes későbbi reklámanyagon feltüntetni kell.

2 | A legegyszerűbb: saját kommunikációs eszközök használata

A legegyszerűbb és valószínűleg a leghatékonyabb módja annak, hogy meglévő ügyfeleidet tájékoztasd az eseményről, a már meglévő kommunikációs csatornák használata. Van esetleg rendszeres hírlevél, amelyben már korán be lehet jelenteni az eseményt? Lehet-e egy-egy bejelentő bejegyzést elhelyezni a közösségi média oldalad hírfolyamában? Talán kiadnak ügyfélmagazint, amelyben akár egy vagy két oldalt is szentelhetnének az eseménynek? Itt fontos, hogy ne vigyük túlzásba. Igen, az esemény fontos, de ha hónapokig minden kommunikációban számtalan alkalommal emlegeted, az bizonyos mértékű unalomhoz vezethet, főleg ha néhány ügyfél már régóta regisztrált. 

Hogy még egyszer visszatérjünk a „korai bejelentés” nagyon fontos szempontjára: itt valószínűleg az a szabály, hogy minél korábban, annál jobb, mert – ahogy már a bevezetőben is említettük – az eseménynaptárban nagy a verseny. Ha az esemény már piros körrel van bejelölve az ügyfél éves naptárában, akkor máris nyertünk. Ha ezt a helyet már más foglalta le, akkor nehéz lesz (lásd: önkiszolgáló büfé).

3 | A trükkös rész: új emberek elérése

Természetesen öröm, ha ismerős arcokat látunk a rendezvényünkön. De az új arcok is előreviszik az üzletet. Ezeket a potenciális rendezvénylátogatókat természetesen nem a saját CRM-csatornáinkon keresztül érhetjük el (vagyis a meglévő ügyfelek gondozásával). Mivel az új ügyfelek megszerzése egy nagyon sokrétű terület, és túllépné ennek a kis alfejezetnek a kereteit, csak annyit mondanék: kik lehetnek a potenciális új ügyfelek, és hogyan érhetem el őket? Akár speciális célzással a közösségi média hirdetésein keresztül szólítom meg őket, akár taktikai szempontból okosan elhelyezett kültéri kampányokkal (lásd a témával kapcsolatos cikkeinket Külső reklám), ha nem tudom, kik lesznek a leendő látogatók, az bonyolulttá és drágává válik, és kevés esély van arra, hogy hosszú sorok alakuljanak ki a bejáratnál. 

4 | A csúcs: személyre szóló meghívók

Térjünk vissza a 2025-ös rendezvénynaptárban való helyfoglalás témájához. Ha belegondolsz, hogy egy hűséges ügyfél mennyit jelenthet számodra pénzügyi, de személyes szempontból is, akkor ne spórolj a Meghívók. Éppen itt lehet igazán szabadjára engedni a kreativitást, kiváló minőségű, illetve a témához illő anyagokat választani. Már a meghívó kinyitása is egy élmény legyen; a személyre szabott elemek révén az olvasó értékesnek érzi magát, és nem dobja azonnal a nyomtatott (művészeti) alkotást a papírhulladékba.

Ha esetleg nem te vagy a legalkalmasabb ilyen meghívók tervezésére, biztosan vannak olyan munkatársak a cégednél, akik szívesen vállalnák ezt a feladatot. Ha ez nem így van, erre az alkalomra is számos lehetőség áll rendelkezésre Ügynökségek a közeledben, akik aktívan támogatnak. És még egyszer: a személyes meghívókat nem szabad költségmegfontolások miatt elhanyagolni, ehhez egyszerűen túl fontosak!

5 | A felvezető: pillantás a kulisszák mögé

„Megérkezett az életnagyságú jégszobor és a tűzfúvók”. Még ha nem is mindig ilyen közönségvonzó hírekről van szó, érdemes őket a közösségi médián keresztül közzétenni. Ha már a közösségi médiáról van szó – különösen rendezvények esetén érdemes létrehozni egy eseményoldalt a Facebookon. Itt a látogatók mindig naprakészek maradhatnak, kapcsolatokat építhetnek, megnézhetik, ki jelentkezett még be (ha nem lenne az a kevéssé hasznos, de gyakran használt „talán” lehetőség a jelentkezési opciók között), és időben emlékeztetést kaphatnak az eseményről. Bár egy ilyen Facebook-oldal nem helyettesítheti teljes mértékben a weboldalt, mindenképpen kiegészítheti azt.

A kulisszák mögé való bepillantással újra és újra felkeltheti az érdeklődést az esemény iránt. Ha például egy nagyon érdekes előadót hívtak meg, vagy egy exkluzív catering-szolgáltatót foglaltak le, ezek olyan hírek, amelyek bizonyos mértékben relevánsak a már jelentkezők, de a még hezitálók számára is. És igen, a jégszobrok és a tűznyelők természetesen soha nem ártanak…